進入21世紀,信息時代的信息數字化及由此提出數字信息的管理模式,已經深刻地影響著檔案管理全過程,特別是對于各級檔案館館藏檔案的現代化管理、綜合開發(fā)、信息開放利用的方式方法必將得到新的突破,無論是在管理理念,還是在管理的技術手段和途徑,將引領檔案館現代化管理實現又一次的技術、管理的跨越——數字檔案館的建立。
數字化
數字化(digitization)是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。
紙質檔案數字化
紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
數字化建設的目標
數字化建設的目標是使檔案館(室)現有的檔案文件資料全部實現數字化處理,建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等),通過數據接口和政務辦公系統(tǒng)連通,用先進的數字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實現真正的資源共享。